5 Erros na Prestação de Contas da OSC com o Poder Público

Importante saber que toda associação sem fins lucrativos pode viabilizar suas ações recebendo verbas públicas para isso.
As verbas podem vir de termos de fomento ou parceria assinados com órgãos públicos dentro de programas federais, estaduais ou municipais. Há vários procedimentos importantes até que a verba chegue e a associação possa efetivamente realizar as ações.
Mas após o recebimento das verbas e a execução das atividades chega o momento da prestação de contas. É bom que vc saiba que a prestação de contas acontece à medida que vc vai executando o projeto e não no final dele. Assim enquanto vc executa as ações já vai construindo a documentação necessária que deverá ser apresentada ao órgão público dando conta de que os gastos foram executados exatamente como aprovados.
Mas mesmo que a associação tenha tudo sob controle é possível que alguns erros sejam cometidos.
E quais são os erros mais comuns e que a associação vai ter que prestar atenção para não cometer?
1 – Ela muitas vezes se omite – esquece – não acha ser importante a prestação de contas e não apresenta dentro dos prazos legais estabelecidos a documentação necessária. Há um prazo para a apresentação da prestação de contas. Em geral 60 dias após o encerramento das atividades do projeto apresentado e aprovado. A associação pode até pedir prorrogação desse prazo, mas não pode ultrapassar sob pena de ter que devolver parte ou totalmente as verbas recebidas.
Na prestação de contas além dos documentos referentes a parte financeira é importante apresentar relatórios de execução. Explicando como o projeto aconteceu, as dificuldades que encontrou e os resultados alcançados. Tudo documentado com fotos, documentos, vídeos e toda sorte de comprovantes da execução.
2 – A associação contabiliza o mesmo comprovante de despesa em mais de um projeto. Você contrata um profissional ou um serviço e apresenta a mesma despesa em dois ou mais projetos. Essa ação é completamente irregular e pode obrigar o proponente a devolver as verbas recebidas. Lembro que a documentação precisa ser guardada por 10 anos a contar da data da entrega da prestação de contas para qualquer eventual auditoria futura. Então fazer certo é importante! Caso vc seja cobrado no futuro para esclarecer qualquer despesa ou ação vc estará documentado.
3 – Não devolver ao órgão público os valores que eventualmente tenham sido impugnados total ou parcialmente das despesas que realizou. Caso a associação seja demandada a devolver qualquer valor que o órgão público venha a questionar é sempre importante saber que você pode argumentar e entrar com recurso explicando de forma clara porque e como os gastos foram realizados. A depender da argumentação a associação poderá não ter que devolver valores. Mas esteja certo de que as ações foram realizadas dentro da legalidade e das instruções recebidas do órgão que fez o repasse das verbas.
4 – Não executar total ou parcialmente o objeto do projeto que foi apresentado e aprovado sem uma justificativa no mínimo razoável.
Muitas vezes a associação recebe verbas para executar uma determinada ação e por vários motivos é necessário mudar o curso da realização. É importante saber que qualquer alteração que você precise fazer na realização do projeto vai precisar da autorização do órgão responsável pelo repasse. Nunca realize nada que não esteja devidamente aprovado.
5 – Não devolver os valores referentes ao saldo remanescente dos recursos. Quando a associação recebe verbas públicas para realização de atividades pode e deve aplicar esses recursos de forma a que o valor inicial tenha algum rendimento durante a execução do projeto. Muitas vezes além do rendimento de aplicação, há sobras tendo em vista que os administradores do projeto podem conseguir descontos interessantes durante a execução dos trabalhos. Assim é bem possível que sobrará alguma grana ao final do projeto. Essa “sobra” deverá ser devolvida ao órgão que repassou o recurso e conforme estiver estabelecido legalmente. A conta do projeto deverá ser zerada e encerrada e esta documentação faz parte da prestação de contas.
Qualquer um desses erros, cometidos ao longo da execução do projeto e na apresentação da prestação de contas pode gerar penalizações à associação. Desde multas, juros e correções nos valores devidos até a impossibilidade de receber novos repasses no futuro. Portanto fique atento à prestação de contas!

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